PENGELOLAAN SURAT MENYURAT

A.    Pengelolaan Surat Menyurat

1.      Pengertian Pengelolaan

            Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan.

2.      Surat Menyurat

a.      Pengertian Surat

Pada dasarnya surat adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan surat menyurat.

Secara umum surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa surat adalah menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pahak lain, berupa pemberitahuan, pernyataan, pemikiran, dan sebagainya.

b.      Fungsi Surat

Adapun fungsi surat yaitu sebagai berikut :

1)      Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik.

2)     

7

Sebagai pedoman.

3)      Sebagai alat mengingat atau berfikir.

4)      Sebagai duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

5)      Sebagai barometer (kemajuan) perusahaan.

6)      Sebagai dokumentasi (berketalian dengan sejarah) perusahaan.

c.       Tujuan menulis surat

Adapun tujuan dari menulis surat yaitu sebagai berikut :

1)      Untuk memberi tahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.

2)      Untuk menerima atau mendapatkan informasi penjelasan, tanggapan, balasan yang disampaikan.

3)      Untuk memperlancar arus informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

d.      Sifat dan derajat surat

Adapun sifat dan derajat surat yaitu sebagai berikut :

1)      Surat sangat rahasia, adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berhak menerimanya.

2)      Surat rahasia, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang khusus serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berwenang.

3)      Surat terbatas, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan biasa serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berwenang saja.

4)      Surat biasa, adalah merupakan surat yang tidak memerlukan pengaman khusus.

e.       Jenis-jenis surat

Adapun jenis-jenis surat yaitu sebagai berikut :

1)      Surat dinas, adalah surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan kepada perusahaan.

2)      Surat niaga, adalah surat yang membuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

3)      Surat pribadi, adalah surat yang sifatnya tidak boleh atau tidak baik dibaca oleh orang yang bukan berkepentingan.

4)      Surat rahasia, adalah surat yang tidak boleh dibaca langsung oleh unit kearsipan tetapi harus disampaikan kepada yang berhak.

B.     Prosedur Penanganan Surat Menyurat

Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

1.      Sistem buku agenda

Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :

a.       Buku agenda surat masuk

Buku agenda surat masuk yaitu buku catatan untuk mencatat surat masuk sebelum surat dikelola lebih lanjut, maka surat yang telah smasuk ke suatu instansi harus di agenda terlebih dahulu supaya segera ditemukan ketika surat tersebut dibutuhkan.

Tabel 2.1

Contoh buku agenda surat masuk pada kantor Kementerian Agama

Kabupaten Kuningan

No	Tanggal Terima	Dari Instansi		Tanggal Surat	Nomor Surat	Isi Surat	Ket
		Depag	Instansi Lain

( Sumber : Buku agenda surat masuk pada kantor kementerian agama)

b.      Buku agenda surat keluar

Buku agenda surat keluar adalah buku catatan untuk mencatat surat yang di keluarkan oleh suatu instansi sebelum surat diberikan kepada yang bersangkutan.

Tabel 2.2

Contoh bentuk buku agenda surat keluar pada kantor Kementerian Agama Kabupaten Kuninngan

No	Tanggal	Dari	Perihal/isi surat	Kepada	Kode	Keterangan

( Sumber : Buku agenda surat keluar pada kantor kementerian agama)

c.       Buku ekspedisi intern

Buku ekspedisi intern yaitu buku yang digunakan untuk menginformasikan bahwa surat yang masuk yang perlu ditindak lanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan (yang mendapat disposisi) dan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

d.      Buku ekspedisi ekstern

Buku ekspedisi ekstern yaitu buku catatan yang digunakan untuk menginformasikan bahwa surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.

2.      Prosedur penangan surat menyurat sesuai sistem buku agenda

a.       Prosedur  penanganan surat masuk sesuai sistem buku agenda

Prosedur penanganan surat masuk sesuai sistem buku agenda yaitu sebagai berikut:

1)      Penerimaan surat masuk

Prosedur penerimaan surat masuk adalah sebagai berikut :

a)      Mengumpulkan dan menghtung jumlah surat yang masuk

b)      Meneliti ketetapan alamat pengirim

c)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

2)Penyortiran surat masuk

Penyortiran surat masuk adalah suatu kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut, kegiatan pemisahan surat disebut penyensoran atau pemilahan. Penyortiran ini dilakukan oleh petugas penerima surat diloket penerimaan surat masuk.

Prosedur penyortiran surat masuk masuk adalah sebagai berikut :

a)      Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dengan surat dinas yang lainnya yang harus ditindak lanjuti.

b)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Pencatatan surat masuk

Pencatatan surat masuk dilakukan untuk memberi keyakinan akan ketetapan pencatatan bagian petugas tata usaha. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.

4)      Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian) buku ini biasa disebut buku agenda surat masuk (daili maild record) petugasnya disebut agendaris.

5)      Setelah surat diagenda surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindak lanjuti diberi lembar disposisi.

6)      Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala TU.

7)      Untuk surat-surat masuk yang didisposisi sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.

8)      Oleh sekretari/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistribusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern.

9)      Surat ditindak lanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian.

10)  Selesai diproses surat masuk diserahkan kebagian arsip untuk diarsipkan.

b.      Prosedur penangana surat keluar sesuai sistem buku agenda

Prosedur penanganan surat keluar sesuai sistem buku agenda yaitu sebagai berikut :

1)      Diawali dengan adanya perintah/disposisi/intruksi pembuatan surat.

2)      Pembuat konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)

3)      Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan.

4)      Apabila naskah surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (verbalis).

5)      Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat.

6)      Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh Kepala TU/Sekretaris.

7)      Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (Kepala TU/Sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan sebelah kiri salam penutup.

8)      Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani.

9)      Serahkan surat kepada verbalis untuk dicatat pada buku agenda surat keluar.

10)   Selesai pencatatan,naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa perlengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern.

11)  Tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk diarsipkan.

3.      Prosedur  penanganan surat menyurat sesuai sistem kartu kendali

Penanganan surat sisten kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil peneliltian yang diciptakan Arsip Nasional RI (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN).

Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

a.       Pengertian kartu kendali

Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk                 pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

b.      Karakteristik sistem kartu kendali

1)      Surat terlebih dahulu dikelompokan menurut sifatnya (surat penting, surat rahasia, dan surat biasa).

2)      Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya.

3)      Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.

c.       Fungsi kartu kendali

1)      Alat pengendali surat masuk dan surat keluar

2)      Alat pelacak surat

3)      Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

4)      Sebagai pengganti buku agenda dan kartu kendali

d.      Keuntungan menggunakan kartu kendali

1)      Lebih efisien disbanding buku agenda

2)      Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)

3)       Menghilangkan pencatatan berulang

4)      Mudah melacak lokasi surat yang diproses

5)      Memudahkan penyusunan arsip

6)      Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa, begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat.

C.    Sarana dalam Pengelolaan Surat Menyurat

      Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran dalam pengurusan surat.

      Adapun sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat yaitu sebagai berikut :

1.      Kartu kendali

Kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 cm yang berisikan suatu surat.

Gambar 2.1  Kartu Kendali

2.      Lembar disposisi

Lembar disposisi yaitu lembar kertas dalam ukuran tertentu yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan bawahan.

Gambar 2.2  Lembar Disposisi

3.      Folder

Folder yaitu lipatan kertas tebal atau karton manila yang terbentuk segi empat panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip di dalam file/cabinet.

Gambar 2.3 Folder

4.      Map

Map  yaitu lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

Gambar 2.4  Map

5.      Filling cabinet

Filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang                     yang diletakan secara vartikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan arsip.

Gambar 2.5 Filling Cabinet

6.      Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan  sebagai skat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.

Gambar  2.6 Guide

7.      Buku agenda

Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat (surat yang diterrima atau surat masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi.

Gambar  2.7  Buku Agenda